20 Kasım 2018

Şirket İçi E-Posta Kullanımı Üretkenliğinize Zarar Veriyor

Üretkenlik, işletmeniz ne olursa olsun her zaman ciddiye almanız ve en ön sırada tutmanız gereken bir konudur. Bir reklam kampanyasının tamamlanmasından, bir müdürün gerekli belgeleri doldurmasına kadar, yapılan işin her sürecinde mümkün olan maksimum üretkenlik gereklidir. Günümüzde ise, üretkenliği arttırmak için icat edilen e-posta, artık üretkenliği düşürmeye başladı.

Ortaya çıkıp şirketlerde yaygınlaşması ile birlikte e-posta, bir çok yönetimsel faaliyet sürecinin daha kısa sürmesini sağladı. Daha az iş, daha az kağıt ve daha az kırtasiye kullanılıyor. Bu çok iyi. Kötü yanı ise, günümüzde e-posta kullanımının aşırı artmış olması. İnsanlar artık e-postalarına anında cevap istemeye başladılar. Bu da çalışanların ve müdürlerin, sürekli e-postalarını kontrol etmelerini ve bu kontrol ile yanıtlama süreçlerinin asıl yapmaları işten geri kalmalarına yol açması, şu anda şirketlerin üretkenliğindeki en büyük sorunlardan birisi. Çalışanlar e-posta kontrol etmekten, işlerine olan odaklarını kaybediyorlar.

Bunu engellemenin yöntemlerinden birisi, işletmenin e-posta öncelikleri hakkında açık seçik kurallarının olması; hangi e-postanın çok önemli, hangisinin önemsiz olduğunu net şekilde belirtmesi. Aynı zamanda müşteri ilişkileri departmanı da, müşterilerden gelen e-postaların hangi zaman aralıklarında ve en fazla ne kadar zaman içinde cevaplanması gerektiğini hesaplayıp, çalışanlarına belirtmeli.

Şirketlerin ayrıca çalışanların kişisel e-posta kullanımları hakkında da kuralları olmalı. Artık herkesin cep telefonu veya internete bağlanan başka bir mobil cihazı var. Yahoo veya Google üzerinden anında ücretsiz e-posta hizmeti alınabiliyor. Bu yüzden, özellike şirket bilgisayarlarından bir çalışanın kişisel e-postalarını kontrol etmesine gerek yok. 1990’lı yıllarda durum böyle değildi. Mobil cihazlar yoktu ve çalışanların evinde kendi genişbant internet bağlantıları da yoktu. E-posta hizmeti çoğu zaman paralı olabiliyordu. Bu yüzden şirket e-posta adreslerini kişisel işleri için de kullanmaları, çoğu şirket tarafından mazur görülürdü. 24 yıl sonra ise, artık bu e-posta trafiği o kadar çok arttı ki, şirketlerin e-posta yükünü azaltmak için sert önlemler alınması gerekebilir.



Sosyal medya ve e-bülten ile de EticaretMag'ı takip edebilirsiniz!

EticaretMag Twitter EticaretMag 

Facebook Sayfası EticaretMag Youtube EticaretMag Google+ E-ticaret 

Türkiye Linkedin Grubu E-

ticaretMag RSS E-

ticaretMag RSS

Fikrini söyle

*