14 Kasım 2018

Süre Tahminleme

İş hayatınızda en çok karşılaştığınız sorulardan birisi “Bu iş ne kadar sürer?” ise bu makaleyi sonuna kadar okumanızı öneririm.

Hepimiz farklı farklı işler yapsak da karşılaştığımız ortak problemler ya da yönetmemiz gereken ortak süreçler mevcut. Süre tahminleme de bunlardan birisi. Özelikle proje yönetiminde sıkça kullanılan bu kavrama biraz daha yakından bakalım.

Tamamen kendimizin sorumluluğunda olan veya başka kişilerin/birimlerin müdahil olduğu projeleri gerçekleştirirken, bilinçli veya bilinçsizce birçok proje yönetimi metodolojisinden (waterfall, iterative-waterfall, lean, spriral, agile/scrum, …)  birisini kullanırız. Bu proje yönetimi metodolojilerinin detaylarına girmesem de, hepsi için ortak nokta olan süre tahminleme perdesini aralayalım.

Peki bir işin ne kadar süreceğini nasıl tahminleyebiliriz? İşte size yardımcı olabilecek birkaç anahtar nokta:

  1. Süre vermek için süre isteyin:

    Bir projeye başlarken; o projeye ait detaylı analizler (iş gereksinim analizi, teknik analiz, vs) yapılır, o projede görev alacak kişilerin yapacağı işlerin öncelikleri, sıralaması, her bir işin ne kadar süreceği, işler arasında bağımlılıkların olup olmadığı, o işi yapacak kişilerin uygun olup olmadığı vb. detaylar (öncelik, zaman, kaynak, bağımlılık) planlanır.

    Bütün bu detaylara göre projenin alt kırılım işleri belirlenir, her bir alt kırılım işin planlaması ve süre tahminlemesi yapılır.

    Dolayısıyla bütün bu çalışmayı yapabilmek için süreye ihtiyacınız olacaktır. Sizden kabaca süre istenebilir, “araştırıp, konunun uzmanıyla görüşüp size cevap dönelim” şeklindeki diyalog faydalı olacaktır.

  2. O işi yapacak kişiden (Subject Matter Expert) süre bilgisini isteyin:

    Bir işin ne kadar süreceğini en iyi o işi yapacak kişi bilebilir. Farzedelim ki o işin uzmanı sizsiniz ve sizin süre vermeniz gerekiyor. “Engineering common sense” tam da bu noktada devreye girmeye başlıyor.

    O işin bütün detayları en ince ayrıntısına kadar belli olsa bile en nihayetinde ileriye yönelik bir tahminde bulunuyorsunuz, her zaman sapma riski olan bir tahminleme. Döviz kurunun yükselip düşeceğini kestirebilmek kadar bulanık olmasa da, her zaman beklenmedik durumlar ortaya çıkacaktır.

    Siz o konunun uzmanı iseniz “engineering common sense” denen şey ile içsel olarak üç aşağı beş yukarı o işi geçmiş tecrübelerinize, geçmişte yaptığınız benzer işlere oranlamasına bakarak tahminleyebilirsiniz. Bu noktada kullanabileceğiniz bir yöntem de Scrum’daki Poker Game olabilir.

    Özetle işi bölebildiğiniz kadar alt kalemlere bölüp, içlerinden en kolay gördüğünüze bir puan atayın (örneğin 3 puan). Diğer alt kalemleri de, bu 3 puanlık kalemle aralarında hissiyat olarak kıyaslama yaparak puanlayın (örneğin bir sonraki alt kalem, bu 3 puanlık alt kalemden biraz daha zor olacağını hissediyorsanız ona göre puan verin, 5 puan mesela).  Sizin yapacağınız işe ait tüm alt kalemler ve her bir alt kalemin puanı belirledikten sonra elinizde o işe ait toplam puan oluşacaktır. Örneğin o iş 8 alt kalemden oluşsun ve alt kalem puan toplamları 90 puan olsun. İlk başta belirlediğiniz 3 puan değerindeki alt kalem iş hakkında biraz daha efor harcayıp, düşünüp, araştırıp bir süre tahminlediğinizde, oran-orantıyı kullanarak o işin tamamının ne kadar süreceğini kestirebilirsiniz. Unutmayın poker game mükemmel bir metodoloji olmasa da, size karanlıkta ışık tutan bir fener olacaktır.

  3. Beklenmedik durumlar için ek süre (buffer time) ilave edin:

    En mükemmel tahminlemeyi yapsanız bile sizin öngörünüz dışındaki sapmalardan ötürü %20 oranında ek süre koymak faydalı olacaktır. Özellikle sizin dışınızdaki kişilere/birimlere, dış firmalara bağlı bir iş yapıyorsanız bu süreyi mutlaka göz önünde bulundurmalısınız.

    Unutmadan, tahminlemeyi yaptıktan sonra değişen konjektüre, sektör şartlarına göre sık sık revizeler yapmak da faydalı olacaktır.



Sosyal medya ve e-bülten ile de EticaretMag'ı takip edebilirsiniz!

EticaretMag Twitter EticaretMag 

Facebook Sayfası EticaretMag Youtube EticaretMag Google+ E-ticaret 

Türkiye Linkedin Grubu E-

ticaretMag RSS E-

ticaretMag RSS

Yorumlar

  1. Çok güzel ve yararlı bir yazı olmuş

    Tebrikler

Fikrini söyle

*